Trello – susiplanuok, užsirašyk ir įvykdyk

Perskaitėte įrašą apie laiko valdymą pomidorų pagalba, bet vis dar manote, kad kažko trūksta? Štai prašau įrašas Jums apie dar vieną įrankį produktyvumui didinti. Trello – bendradarbiavimo įrankis, kurio pagalba kiekvienam projektui galima susikurti elektroninę darbų lentą ir stebėti jo eigą: kas jau padaryta, kas dar daroma ir kas prie kurios užduoties dirba.

Užduočių sąrašas sugrupuotas pagal sudėtingumo lygį

Užduočių sąrašas sugrupuotas pagal sudėtingumo lygį

Kai tik užsiregistruosite gausite vieną bandomąją Trello lentą, kurioje darbai bus sugrupuoti pagal  sudėtingumo lygius. Aš ją pavyzdžiui paėmiau ir šiek tiek papildžiau, kai kur tekstą parašiau lietuvių kalba vietoj anglų. Galite ir jūs pasižiūrėti čia. Jei prisijungtumėte, gal net leisčiau pakomentuoti ar paredaguoti darbus.

Jei  manote, kad jums nereikia tos bandomosios, o norite iškart turėti savo, tai naujoje bus automatiškai sukurti trys sąrašai į kuriuos leis įkelti planuojamus, atliekamus ir atliktus darbus. Jei šių sąrašų nepakaks, tai galėsite pridėti ir papildomus, kaip pvz. Testing/tikrinami. Į savo naująją lentą įrašiau keturis darbus:

  • parašyti apie Taliną,
  • parašyti apie Seulo hostelį,
  • parašyti apie Trello,
  • parašyti apie koučingą.
powTrelloLenta

Pow darbų Trello lenta

Tam, kad darbai neatrodytų nuobodūs ir atsirastų daugiau minčių apie ką rašyti, prie kiekvieno prikabinau paveiksliuką. Jį bus galima įkelti į įrašą ir šiaip lengviau naršyti po sąrašą.

Užduotis Trello lentoje

Užduotis Trello lentoje

Pavyzdžiui, paimkime pažiūrėti ką gero turiu užduotyje apie Taliną. Ji patenka į daromų (Doing) grupę ir turi žymes “Atostogos“ ir “Tobulėjimas“, atsakingas vienas žmogus, dar yra prisegtas failas. Ją galima papildomai paaiškinti apraše ar parašyti kokį komentarą žemiau. Taip pat, ji patikslinta sąrašu su keturiais darbais ir vienas iš jų jau atliktas.

Screenshot_2013-04-09-22-12-55

Užduotį patikslinantis sąrašas viduje

 Taigi, prie kiekvieno darbo galima:

  • prikabinti paveiksliukus ir kitus failus iš kompiuterio, GDrive arba Dropbox,
  • įkelti nuorodas,
  • sukurti sąrašus, kuriuose galima pažymėti atliktus,
  • balsuoti,
  • priskirti atsakingus už vykdymą,
  • pažymėti norima žyme (viršuje kairėje spalvota juostelė),
  • pridėti pabaigos terminą,
  • užsisakyti pranešimus apie pakeitimus,
  • ir t.t.

Darbai, kurie jau atlikti, pagal šį sąrašą, turėtų būti perkelti į Atliktų/Done sąrašą, o tie, kurie daromi į Daromų/Doing. Visi kiti planuojami ir nepradėti yra Planuojami/To Do skiltyje.

Jei savo darbe naudojate Google Drive, tai Trello lenta yra aukso vertės. Pvz. sukuriat kiekvienam darbui užduotį ir prie prisegate failą, kuris bus galutinis produktas ir kurį bendradarbiai dabar taiso. Tuomet bendrinius komentarus galite rašyti ne faile, o pačioje užduotyje. Galite jas grupuoti ir dar kitaip vizualiai išskirti ir taip pasilengvinti navigaciją tarp turimų failų. Juk ne visuomet viską gali surašyti į failo pavadinimą.

Jeigu šis trumpas aprašymas suviliojo išbandyti ir norite tapti šios lentos meistrais, tai paskaitykite įrašą kaip  tapti profesionaliu naudotoju. Dar galite paskaityti kaip kai kurie elektroninė Trello lentą panaudojo darbo optimizavimui ir organizavimui. Tai tik parodo, kad kiekvienas gali su ja daryti kaip jam patogiau ir naudingiau – vieni supranta, kad aukščiausias prioritetas yra viršuje esančių darbų, kiti padaro visą sąrašą ir konkrečiai nurodo prioritetą.

Trello aplikacijos:

O kaip jūs organizuojatės savo laiką ir darbus?

Reklama

Žaidžiam su Lego ir mokomės DSDM Atern projektų valdymo metodikos

Lengviausias ir greičiausias būdas ne tik išmokti, bet ir suprasti yra darant savo rankomis, o ne skaitant knygas ar einant į paskaitas. Juk ne veltui mokykloje, universitete gaudavote praktinių užduočių. Kadangi visiškai su tuo sutinku, tai labai laukiau Agile naudotojų susitikimo, kuriame turėjo būti pristatyta DSDM Atern projektų valdymo metodika ir vykti šiokios tokios dirbtuvės.

Pasakojo apie tai, kad negalima susirinkti visų reikalavimų ir tik tuomet pradėti įgyvendinti. Gi užtenka pradinių, kuriuos tik vėliau reikia jau detalizuoti. Projekto metu negali kisti nė vienas iš trijų vertinimo kriterijų: įgyvendinimo terminai, biudžetas ir kokybė. Galima keisti tik reikalavimus, iškeičiant juos į anksčiau priimtus. Kaip sakoma vienas į sąrašą, kitas iš sąrašo. Darbo metu labai svarbi yra komunikacija, kad kuo anksčiau būtų galima pastebėti nukrypimus. Taip pat, kiekviena užduotis turėtų būti prioritetizuota ir patekti į vieną iš šių grupių:

  • privalo būti įgyvendinta – 60%,
  • turėtų būti – 20%,
  • galėtų būti – 20%,
  • nebus, jei kažkas nenumatyto atsitiks.

Daugiau ir tikslesnės informacijos ieškokite skaidrėse žemiau.

Po įdomaus pristatymo pagaliau leido mums pažaisti su Lego. Na aš nė trupučio nejuokauju. Juk produkto kūrimui ir metodikos išsiaiškinimui labai tinka šios kaladėlės – kol nepabandai savo kailiu, tol sausa teorija ir lieka teorija. Taigi, susiskirstę į keturias komandas, turėjome vieną žmogų išleisti į pasitarimą. Jis buvo pavadintas verslo ambasadoriumi. Už durų susispietę rateliu ambasadoriai klausė instrukcijų kaip būti piktiems ir nepriimti atliktų užduočių. Gal taip ir nesakė, negirdėjau, bet na ką dar jiems ten galėjo papasakoti?

Ambasadorių slaptas susimokymas

Ambasadorių slaptas susimokymas

Sugrįžę į savo komandas, jie turėjo krūvą kortelių su užduotimis. Išdavė jas visas mums ir leido septynias minutes išsiaiškinti su kortelėmis ir įgyvendinti tai, kas ten įrašyta su turimomis Lego detalėmis.

Aš kaip gyvas padaras noriu būti vienspalvis kad atrodyčiau madingas (o gal protingas? :D)

Tokias užduotis gavome. Kaip pvz. kaip gyvas padaras
noriu būti vienspalvis,
kad atrodyčiau madingas. (o gal protingas?)

Pirmiausia reikėjo nuspręsti kiek pastangų reikės kiekvienai užduočiai įgyvendinti ir susidėlioti prioritetus. Kai kai kurie ilgai galvoja, tai taip laikas ir praeina vien galvojant, o ne gaminant produktą. Pavyzdžiui, po pirmos iteracijos buvo pagaminti kažkokie robotai, kurie turėjo akis, galvą, kūną, kojas ir dar kažką priklausomai nuo grupės organizuotumo. Praėjus šioms minutėms, komandos sužinojo, kad jos turi ne tik tarpusavyje bendrauti, bet ir įtraukti tą verslo ambasadorių, nes jis pasibaigus darbo laikui gali atmesti visus atliktus darbus ir pasakyti, kad jie neatitinka reikalavimų. Na tikrai sakau, kad jie ten susimokė! Iš tiesų, vienas iš esminių Agile metodikų principų ir yra bendravimas. Juk kuo anksčiau pradedi bendrauti su užsakovu, tuo labiau esi užtikrintas, kad kai baigsis tavo laikas, tai ir tu, ir pirkėjas gaus tai, ką užsakė.

Pirmos iteracijos produktas dešinėje viršuje - balta būtybė ir aptvaras.

Pirmos iteracijos produktas dešinėje viršuje – maža balta būtybė ir aptvaras.

Antroje ir trečioje iteracijoje gavome dar naujų reikalavimų. Šįkart įgavę patirties iškart pradėjome taršyti verslo ambasadorių ir tikslintis ko jis nori ir ar tai ką darome jam tinka. Darbo metu dar buvo gauta papildomų užduočių, kurias pagal šią metodiką priimant reikia iškeisti į ankstesnes. T.y. pasiimate tas anksčiau gautas užduotis ir bandote susitarti, kad kurios nors nebereiks ir galima bus jos nedaryti, o vietoj to įgyvendinti naująjį reikalavimą. Juk laikas yra ribotas, o ne guminis ir reikia nepamiršti derėtis ir susitarti kas yra tuo metu svarbiau.

Galutinis darbo rezultatas. Padaras turi savo stogu dengtą aptvarą, ratus savo dvynukams ir yra vienspalvis.

Galutinis darbo rezultatas: padaras turi savo stogu dengtą aptvarą, ratus dvynukams ir yra vienspalvis, su akim, kojom, galva, rankom, sparnais ir dar ten kažkuo.

Vakaras praėjo naudingai. Beveik kaip neaišku kiek kainuojantys mokymai. Įdomu kas bus kovo pabaigoje. Sekite naujienas pas mane arba agile.lt. Gal irgi atsiras norinčių pravesti dirbtuves?

%d bloggers like this: