Valdyk savo laiką pomidorų pagalba

Turite daug darbų, bet vakare pamatote, kad nieko vertingo taip ir nepadarėte? O gal net nežinote ko griebtis?

Pirmiausia, reikėtų susirašyti būtinus atlikti darbus. Pvz. parašyti tinklaraščio įrašą apie laiko valdymo techniką ar net kokį magistrinį darbą. Kol galvojame, kad turime konkrečią užduotį ir matome, kad ji yra žiauriai sunki ir jai prireiks labai daug laiko, tol vis norime ją atidėti. Iš tiesų, tai reikėtų ją pradėti skaidyti į mažesnes. Tai pirmoji užduotis ir galėtų būti – išskaidyti į konkrečias temas/sritis. Tinkamai minimizavus ji taps daug aiškesnė ir lengviau išsprendžiama. Juk ne veltui yra išlikęs posakis – skaldyk ir valdyk. Kol nesuskaldysi, tol ir nesuvaldysi, nes norėsis rautis plaukus nežinant nuo ko pradėti ar vis tikrinti šaldytuvo turinį.

Darbų prioritetizavimo lentelė

Darbų prioritetizavimo lentelė (ją minėjo šiuose mokymuose)

Tai va, jei jau turime užduočių sąrašą, galima jį dar kartą įvertinti pagal keturis kriterijus. Ar tai skubus ir būtinas, ar tik skubus, bet nesvarbus. O gal tai neskubus, bet svarbus ir jis neturėtų pralaimėti nesvarbiems darbams vien dėl to, kad jie yra skubūs. Nesvarbūs ir neskubūs darbai išvis neturėtų būti įtraukiami. Juk tai tik laiko švaistymas ir jokios naudos iš jų kaip ir nėra. Dar ir dabar prisimenu paskutinį atvejį, kai “paskutinę minutę” pranešė apie labai svarbų darbą ir “paprašė” rankomis sudėti keturis tūkstančius varnelių. Kadangi apie šią užduotį jie žinojo seniai, bet tuo metu tai buvo neaktualu ir man apie tai nieko nesakė, tai galite įsivaizduoti kaip reagavau. Ypač jei bent kažkiek žinote, kad jei jau yra kažkoks bendras bruožas varnelių, tai jas galima sudėti beveik automatiškai – tik reikia lįsti į duomenų bazę ir surasti kur tiksliau. Tuo metu jau braidžiojau po ją, bet vis tiek buvo spaudimas, ir kitą dieną trise teko paimti tą keturių tūkstančių sąrašą. Per 60 minučių pavyko uždėti šiek šiek mažiau nei po šimtą (3×100). Sakote anokia čia problema – pasėdite tris dienas ir turite. Deja, kiekvieną darbo dieną jas dėti buvo galima tik tuo metu, kai niekas nedirba, ir turėjome tik valandą. Po šio bandymo mano pikta hipotezė apie laiko švaistymą ir bevertį darbą dėl darbo pasitvirtino – trims žmonėms reikėtų 14 dienų. Kai tos dienos dar pasiskirsto į darbo dienas, tai gaunasi, kad rezultatą mes pamatysime tik po trijų savaičių, kai bus per vėlu ar reiks dalį iš naujo įvesti. Kitą dieną pasakiau, kad nė velnio mes jų rankom nedėsim, ieškau “pusiau automatinio” būdo ir ta proga gavau iš dalies atnaujintą varnelių sąrašą! Norėjosi kristi į pusnį. Kodėl aš visa tai pasakoju? O gi tam, kad turėdami problemą, kuri savaime neišsispręs (net ir asmeninė), turėtumėte apie ją laiku pranešti tinkamam žmogui ir nereikės skubėti ir užsiimti nesąmonėm ten, kur to nereikia daryti. Jei atsirado keblumų kelyje, tai praneškite apie jas anksčiau, nors jos dar ir nėra skubios, bet vis tiek yra svarbios – juk darbus padaryti vis tiek reikės. O kuo mažiau streso, tuo mažiau klaidų ir žilų plaukų. Jei žinote daugiau verslo valdymo nesėkmių, tai sudalyvaukite Rokiškio konkurse, gal laimėsite bilietą į kokį seminarą. Gaila, man jau nebeleidžia.

Užsirašę svarbiausias užduotis, galime jas pradėti daryti. Bet čia sakau STOP! Gal šįkart imame Pomodoro techniką? Klausiate kas tas pomidoras? O jis tėra tik laiko valdytojas – laikmatis. Vienas pomidoras trunka 25 minutes nepertraukiamo darbo, po kurio seka penkios minutės poilsio. Taigi, išsirenkame iš “Inventory” sąrašo (na to, kur viskas, ką reikia padaryti surašyta) ir persirašome į šiandienos “To-Do” sąrašą, kur nuo viršaus žemyn surikiuoti svarbiausi darbai. Kai žinote ką darysite, paleidžiate laikmatį ir dirbate kol išgirstate skambutį. Galite naudoti betkokį laikmatį, svarbiausia, kad matytumėte kiek liko, tik suskambus nustotumėte dirbti ir į sąrašą įrašytumėte “X“. Po keturių tokių iteracijų užsitarnausite ilgesnę pertraukėlę. Aiškesnė darbo schema čia.

Pomodoro dienos darbų sąrašas

Pomodoro dienos darbų sąrašas

Pomodoro metu turite koncentruotis į darbą. Laikmatis yra jūsų pagalbininkas ir siena. Tuo metu, kai jis sukasi, jūs privalote dirbti. Lengva pasakyti, bet sunku padaryti. Tam yra įrašų lapas, kuriame iškilus vidinei pagundai ar išoriniam trukdžiui reikia atsižymėti. Vidinės pagundos yra visi tie reikalai, kurie nei iš šio nei iš to skatina jus nueiti pavalgyti, atsidaryti kurio nors socialinio tinklo puslapį, paskambinti kam nors ar tiesiog pasitikrinti paštą. Kai tik tokia velniška mintis šauna į galvą ir bando nukreipti nuo darbo, tuojau pat:

  • uždedat viengubą kabutę () prie dabartinės užduoties,
  • jei ji yra labai svarbi ir skubi, tuomet įrašykite į “To-Do” sąrašą apačioje,
  • jei ją reikės vėliau vis tiek padaryti, tuomet pridėkite į “Inventory” sąrašą su raidele “U” priešaky ir,  jei yra, nurodykite terminą,
  • tęskite darbą iki skambučio.

Išoriniai pertraukimai yra tai kas trukdo jums – kažkas paskambina, kažkas ateina ko pasiklausti ir pan. Asmeninius patys suprantate, kad galite labai lengvai valdyti, o šių taip paprastai nepavyks. Atsiradus tokiai kliūčiai, piešiate brūkšnelį () viršuje ir pritaikote informuoti, derėtis/susitarti ar skambinti strategijas. Jas visas užsirašote kaip ir vidinių pertraukimų atveju.

Dar keletas taisyklių iš paruoštuko:

  • pomidoras yra nedalus,
  • jei pomidoras pradėjo suktis, tai iškilus labai svarbiems darbiems, jį turite išmesti, pereiti prie tų darbų, ir kitą kartą pradėti vėl nuo 25 minučių.
  • jei užduotis yra ilgesnė nei 5-7 pomidorai, tuomet ją reikia smulkinti,
  • jei užduotys yra labai smulkios, jas reikia apjungti į vieną pomidorą,
  • jei darbas prasidėjo, pomidoras privalo skambėti,
  • kitas pomidoras jums pasiseks geriau.

Taigi,  nepabijokite visų iškilusių minčių ir išorinių trukdžių pasižymėti, nes gali atsirasti ir neblogų minčių ar išties svarbių darbų. Kantrybės bandant techniką. Kai pabandysite su tiek informacijos ar iškils klausimų, galite pradėti nagrinėti platesnį Pomodoro technikos aprašymą knygoje (PDF versija yra nemokama).

Apie pow
Google+ URL - http://www.google.com/+powww

2 Responses to Valdyk savo laiką pomidorų pagalba

  1. kestutis d sako:

    Apie tą ‘neskubu-svarbu’ – atrodo, kad pas Covey ‘septyniuose įpročiuose’ yra parašyta. Ir, beje gražiai – kad būtent toje skiltyje yra mūsų asmeninis tobulėjimas, vystymasis ir perspektyvos. Būtent po tokio apibūdinimo pajunti, kad atidėliodamas tokius dalykus prarandi kažką svarbaus, ir norisi būtent jiems skirti laiko. Nežinau, kiek tuose mokymuose aniems treneriams pavyko tai perteikti. Beje, ten dar kalbama apie ‘pirmos’, ‘antros’ ir ‘trečios’ kartos laiko valdymą – ty, nuo paprastų todo listų iki todo ‘labai svarbu’ – ir taip paskatina žmogų peržvelgti per savo nelabai efektyvią patirtį, tuo paruošdami tam ‘neskubu-svarbu’ skirstymui, ir tada jis labai skaniai sueina.
    O pomodoras – įdomi įdėja, dabar jau pačiam norisi eksperimentuoti su pusvalandžiais visokiais, nes multitaskingas juodas, užkniso, lyg ir daug dirbi, o finale nesijauti nieko padaręs, o pagundos daryti ne tai kas suplanuota – didelės, procrastinationas ir tiek. Reikės išbandyti, nes skamba labai artimai, prie ko jau pats prieinu.
    .

  2. Atgalinis pranešimas: Trello – susiplanuok, užsirašyk ir įvykdyk | Perkam. Taupom. Neperkam.

Parašykite komentarą

Įveskite savo duomenis žemiau arba prisijunkite per socialinį tinklą:

WordPress.com Logo

Jūs komentuojate naudodamiesi savo WordPress.com paskyra. Atsijungti / Keisti )

Twitter picture

Jūs komentuojate naudodamiesi savo Twitter paskyra. Atsijungti / Keisti )

Facebook photo

Jūs komentuojate naudodamiesi savo Facebook paskyra. Atsijungti / Keisti )

Google+ photo

Jūs komentuojate naudodamiesi savo Google+ paskyra. Atsijungti / Keisti )

Connecting to %s

%d bloggers like this: