Trello – susiplanuok, užsirašyk ir įvykdyk

Perskaitėte įrašą apie laiko valdymą pomidorų pagalba, bet vis dar manote, kad kažko trūksta? Štai prašau įrašas Jums apie dar vieną įrankį produktyvumui didinti. Trello - bendradarbiavimo įrankis, kurio pagalba kiekvienam projektui galima susikurti elektroninę darbų lentą ir stebėti jo eigą: kas jau padaryta, kas dar daroma ir kas prie kurios užduoties dirba.

Užduočių sąrašas sugrupuotas pagal sudėtingumo lygį

Kai tik užsiregistruosite gausite vieną bandomąją Trello lentą, kurioje darbai bus sugrupuoti pagal  sudėtingumo lygius. Aš ją pavyzdžiui paėmiau ir šiek tiek papildžiau, kai kur tekstą parašiau lietuvių kalba vietoj anglų. Galite ir jūs pasižiūrėti čia. Jei prisijungtumėte, gal net leisčiau pakomentuoti ar paredaguoti darbus.

Jei  manote, kad jums nereikia tos bandomosios, o norite iškart turėti savo, tai naujoje bus automatiškai sukurti trys sąrašai į kuriuos leis įkelti planuojamus, atliekamus ir atliktus darbus. Jei šių sąrašų nepakaks, tai galėsite pridėti ir papildomus, kaip pvz. Testing/tikrinami. Į savo naująją lentą įrašiau keturis darbus:

• parašyti apie Taliną,
• parašyti apie Seulo hostelį,
• parašyti apie Trello,
• parašyti apie koučingą.

Pow darbų Trello lenta

Tam, kad darbai neatrodytų nuobodūs ir atsirastų daugiau minčių apie ką rašyti, prie kiekvieno prikabinau paveiksliuką. Jį bus galima įkelti į įrašą ir šiaip lengviau naršyti po sąrašą.

Užduotis Trello lentoje

Pavyzdžiui, paimkime pažiūrėti ką gero turiu užduotyje apie Taliną. Ji patenka į daromų (Doing) grupę ir turi žymes “Atostogos” ir “Tobulėjimas“, atsakingas vienas žmogus, dar yra prisegtas failas. Ją galima papildomai paaiškinti apraše ar parašyti kokį komentarą žemiau. Taip pat, ji patikslinta sąrašu su keturiais darbais ir vienas iš jų jau atliktas.

Užduotį patikslinantis sąrašas viduje

 Taigi, prie kiekvieno darbo galima:

• prikabinti paveiksliukus ir kitus failus iš kompiuterio, GDrive arba Dropbox,
• įkelti nuorodas,
• sukurti sąrašus, kuriuose galima pažymėti atliktus,
• balsuoti,
• priskirti atsakingus už vykdymą,
• pažymėti norima žyme (viršuje kairėje spalvota juostelė),
• pridėti pabaigos terminą,
• užsisakyti pranešimus apie pakeitimus,
• ir t.t.

Darbai, kurie jau atlikti, pagal šį sąrašą, turėtų būti perkelti į Atliktų/Done sąrašą, o tie, kurie daromi į Daromų/Doing. Visi kiti planuojami ir nepradėti yra Planuojami/To Do skiltyje.

Jei savo darbe naudojate Google Drive, tai Trello lenta yra aukso vertės. Pvz. sukuriat kiekvienam darbui užduotį ir prie prisegate failą, kuris bus galutinis produktas ir kurį bendradarbiai dabar taiso. Tuomet bendrinius komentarus galite rašyti ne faile, o pačioje užduotyje. Galite jas grupuoti ir dar kitaip vizualiai išskirti ir taip pasilengvinti navigaciją tarp turimų failų. Juk ne visuomet viską gali surašyti į failo pavadinimą.

Jeigu šis trumpas aprašymas suviliojo išbandyti ir norite tapti šios lentos meistrais, tai paskaitykite įrašą kaip  tapti profesionaliu naudotoju. Dar galite paskaityti kaip kai kurie elektroninė Trello lentą panaudojo darbo optimizavimui ir organizavimui. Tai tik parodo, kad kiekvienas gali su ja daryti kaip jam patogiau ir naudingiau – vieni supranta, kad aukščiausias prioritetas yra viršuje esančių darbų, kiti padaro visą sąrašą ir konkrečiai nurodo prioritetą.

Trello aplikacijos:

• iPhone & iPad,
• Android,
• Windows 8.

O kaip jūs organizuojatės savo laiką ir darbus?

Būsimi renginiai ir viena dovana

Nori šios knygos? Rašyk komentarą su tikru savo el. pašto adresu ir gal laimėsi! Viskas priklauso nuo random.org

Turėjau aš čia vieną tokią knygą  “JQuery. Novice to Ninja“ nuo sausio mėnesio, bet taip ir nepavyko jos padovanoti. Javascript naudotojų susitikimai kaip neįvyksta, taip ir neįvyksta. Tai nutariau padovanoti ją šio tinklaraščio skaitytojams. Prašome rašyti čia, kad norite. Nebūkite bjaurūs ir pasakykite savo bendradarbiams, grupiokams ar pažįstamiems, kurie domisi web programavimu, kad nepabijotų ir irgi pareikštų norą čia. Paskutinė data – kovo 28 d. ketvirtadienis 13:00. Siųsiu nebent tik Lietuvos teritorijoje, kur siuntimas nekainuoja milijono. Knygą laimėjo NuZ, kuris komentarą paliko kovo 26, 2013 13:59.

Greitai rastas renginių sąrašiukas:

Agile ir Scrum naudotojų Lietuvoje grupės susitikimas #16 Vilniuje

Kovo 26 d. 18:30, MICROSOFT ofisas (verslo centras “Baltic Hearts”, Korpusas A, 4 aukštas, ), Ukmerges 120, Vilnius

 

.NET naudotojų grupės susitikimas Kaune #16

Kovo 27 d. 18:00, Microsoft inovacijų centras (Technopolyje), 121 Europos prospektas, Kaunas

 

.NET naudotojų grupės susitikimas Vilniuje #20

Kovo 28 d. 18:00, Microsoft Lietuva, Verslo centras “Baltic Hearts”, A pastatas, 120 Ukmergės gatvė, Vilnius

 

Agile ir Scrum naudotojų Lietuvoje grupės susitikimas #16 Kaune

Kovo 28 d. 18:30, BLC: Verslo lyderių centras, V.Putvinskio g. 53, 5 aukštas, 1 konferencijų salė, Kaunas

 

HubCamp #13

Kovo 29  d. 17:00, Swedbanke, Vilnius

 

Hub Social

Kovo 29 d. 19.30, Vinchenso po Baltu tiltu, Vilnius

 

VilniusPHP Susitikimas #5

Balandžio 4 d. 18:30 J. Galvydžio gatvė 5, Vilnius

 

Vilnius JUG Meeting #14

Balandžio 10 d. 19:00, TBA, TBA, Vilnius

 

Progreso konferencija Login

Balandžio 18-19,  Lietuvos parodų ir kongresų centre LITEXPO

 

  RubyConfLT 2013

balandžio 20 d. nuo 10 val. Lukšio g. 5b-600, Vilnius  Registracija

 

Web Konferencija

balandžio 20 d. nuo 11 val.  KTU Elektronikos rūmai, Studentų g. 50, 101 auditorija, Kaunas

 

PyCon-LT 2013

Balandžio 27, 11:30, Šermukšnių gatvė 6A, Vilnius

Ką dar praleidau? Į kurį jau užsiregistravote ir tikrai eisite?

Žaidžiam su Lego ir mokomės DSDM Atern projektų valdymo metodikos

Lengviausias ir greičiausias būdas ne tik išmokti, bet ir suprasti yra darant savo rankomis, o ne skaitant knygas ar einant į paskaitas. Juk ne veltui mokykloje, universitete gaudavote praktinių užduočių. Kadangi visiškai su tuo sutinku, tai labai laukiau Agile naudotojų susitikimo, kuriame turėjo būti pristatyta DSDM Atern projektų valdymo metodika ir vykti šiokios tokios dirbtuvės.

Pasakojo apie tai, kad negalima susirinkti visų reikalavimų ir tik tuomet pradėti įgyvendinti. Gi užtenka pradinių, kuriuos tik vėliau reikia jau detalizuoti. Projekto metu negali kisti nė vienas iš trijų vertinimo kriterijų: įgyvendinimo terminai, biudžetas ir kokybė. Galima keisti tik reikalavimus, iškeičiant juos į anksčiau priimtus. Kaip sakoma vienas į sąrašą, kitas iš sąrašo. Darbo metu labai svarbi yra komunikacija, kad kuo anksčiau būtų galima pastebėti nukrypimus. Taip pat, kiekviena užduotis turėtų būti prioritetizuota ir patekti į vieną iš šių grupių:

• privalo būti įgyvendinta – 60%,
• turėtų būti – 20%,
• galėtų būti – 20%,
• nebus, jei kažkas nenumatyto atsitiks.

Daugiau ir tikslesnės informacijos ieškokite skaidrėse žemiau.

Po įdomaus pristatymo pagaliau leido mums pažaisti su Lego. Na aš nė trupučio nejuokauju. Juk produkto kūrimui ir metodikos išsiaiškinimui labai tinka šios kaladėlės – kol nepabandai savo kailiu, tol sausa teorija ir lieka teorija. Taigi, susiskirstę į keturias komandas, turėjome vieną žmogų išleisti į pasitarimą. Jis buvo pavadintas verslo ambasadoriumi. Už durų susispietę rateliu ambasadoriai klausė instrukcijų kaip būti piktiems ir nepriimti atliktų užduočių. Gal taip ir nesakė, negirdėjau, bet na ką dar jiems ten galėjo papasakoti?

Ambasadorių slaptas susimokymas

Sugrįžę į savo komandas, jie turėjo krūvą kortelių su užduotimis. Išdavė jas visas mums ir leido septynias minutes išsiaiškinti su kortelėmis ir įgyvendinti tai, kas ten įrašyta su turimomis Lego detalėmis.

Tokias užduotis gavome. Kaip pvz. Aš kaip gyvas padaras
noriu būti vienspalvis,
kad atrodyčiau madingas. (o gal protingas?)

Pirmiausia reikėjo nuspręsti kiek pastangų reikės kiekvienai užduočiai įgyvendinti ir susidėlioti prioritetus. Kai kai kurie ilgai galvoja, tai taip laikas ir praeina vien galvojant, o ne gaminant produktą. Pavyzdžiui, po pirmos iteracijos buvo pagaminti kažkokie robotai, kurie turėjo akis, galvą, kūną, kojas ir dar kažką priklausomai nuo grupės organizuotumo. Praėjus šioms minutėms, komandos sužinojo, kad jos turi ne tik tarpusavyje bendrauti, bet ir įtraukti tą verslo ambasadorių, nes jis pasibaigus darbo laikui gali atmesti visus atliktus darbus ir pasakyti, kad jie neatitinka reikalavimų. Na tikrai sakau, kad jie ten susimokė! Iš tiesų, vienas iš esminių Agile metodikų principų ir yra bendravimas. Juk kuo anksčiau pradedi bendrauti su užsakovu, tuo labiau esi užtikrintas, kad kai baigsis tavo laikas, tai ir tu, ir pirkėjas gaus tai, ką užsakė.

Pirmos iteracijos produktas dešinėje viršuje – maža balta būtybė ir aptvaras.

Antroje ir trečioje iteracijoje gavome dar naujų reikalavimų. Šįkart įgavę patirties iškart pradėjome taršyti verslo ambasadorių ir tikslintis ko jis nori ir ar tai ką darome jam tinka. Darbo metu dar buvo gauta papildomų užduočių, kurias pagal šią metodiką priimant reikia iškeisti į ankstesnes. T.y. pasiimate tas anksčiau gautas užduotis ir bandote susitarti, kad kurios nors nebereiks ir galima bus jos nedaryti, o vietoj to įgyvendinti naująjį reikalavimą. Juk laikas yra ribotas, o ne guminis ir reikia nepamiršti derėtis ir susitarti kas yra tuo metu svarbiau.

Galutinis darbo rezultatas: padaras turi savo stogu dengtą aptvarą, ratus dvynukams ir yra vienspalvis, su akim, kojom, galva, rankom, sparnais ir dar ten kažkuo.

Vakaras praėjo naudingai. Beveik kaip neaišku kiek kainuojantys mokymai. Įdomu kas bus kovo pabaigoje. Sekite naujienas pas mane arba agile.lt. Gal irgi atsiras norinčių pravesti dirbtuves?

Korėja 7. Jeonju – Hanok kaimelis beveik miesto centre

Pertraukėlė

Kelionė į Jeonju prasidėjo lagamino tampymu metro požemiuose. Pasirodo, jei pagal žemėlapį persėdimas kaip ir toje pačioje vietoje, tai dar nereiškia, kad nereikės pasivaikščioti iki kito sustojimo. Nepaisant šio nesusipratimo beveik laiku autobusas buvo pasiektas. Prie jo laukė dar keletas norinčių. Deja, šįkart buvo nelaiminga diena ir visi keliautojai pasirodė ir netgi vienus jau senokai įlipusius ir įsitaisiusius japonus išvarė. Kelionė nebuvo nuobodi vien dėl sustojimų viešose poilsio vietose. Ten net aikštelės sunumeruotos, begalė keliautojų, daug tualetų ir kavinių, bent vienas informacijos centras, o kartais net ir koks smulkus koncertas. Nespėjus pabust, bet greitai sekant link tuštinimosi vietų bėgančius vietinius, reik nepamiršti atsisukti ir įsiminti autobuso vietos numerį.

Hanok kaimas nuo kalniuko

Atvykus į išgirtą kultūrinio paveldo miestą, pasijaučiu lyg kokioje Palangoje Basanavičiaus gatvėje ne sezono metu. Namukai tokie vieno – dviejų aukštų su ypatingai apipavidalintais juodais stogais. Prie plačios gatvės prekiautojai traukė akį. Deja, paėjus šiek tiek toliau jokios jūros nebuvo, o tik naujesnių laikų pastatai ir didelis miestas. Pasirodo, Jeonju  yra beveik Vilniaus dydžio ir turi senovinį kaimelį su kokiais aštuoniais šimtais autentiškų namukų.

Ar ne Palanga čia? Tik kodėl joje hieroglifai? Medžio šaka irgi geroje vietoje uždengia greičio ženklą.

Ir lietus, ir dviratininkai, ir kameros

Stogų (ne)įvairovė

Kaimas mieste

Teko pabuvoti Gyeonggi rezidencijoje, kur įėjimo bilieto kaina juokinga, o įėjus pamatai nemažai senovinių pastatų ir dar gali įeiti į muziejų su karalių paveikslais, sostu ir apeigų scenomis. Čia pastebėjau, kad beveik visur nurodyta kokia kryptimi reikėtų eiti. Tai “Keep right”, tai rodyklės kokios nupaišytos. Protingi ir apgalvoti žymėjimai. Muziejuje gėlių vazonai apkabinėti juostomis su kažkokiu tekstu. Jei jos nebūtų rožinės, tai pagalvočiau, kad ten laidotuvių vainikai. Keistas jausmas. Dar radau vandens aparatą be plastmasinių stiklinių. Pasirodo, jog stiklinė gali būti padaryta ir iš popieriaus.

Gyeonggi rezidencijos kiemas

Teko palypėti ir į Omokdae kalniuką, tik taip ir nesužavėjo niekas. Na tik tai, kad pagrindinis pastatas yra atviras visiems, bereikia nusimauti batus prieš einant ten pasėdėti. Šiaip toks parkelis mintims prablaškyti ir Hanok namukus iš viršaus nužvelgti. Sakė, kad gražu ten vakare būna. Nepatikrinau.

Omokdae. Prieš eidami į vidų privalote nusiauti batus.

Nuobodokas man šis miestelis, o gal tai tiesiog niūrus oras ar tai, kad vieną dieną beveik niekas nedirbo, paveikė. Patiko tik saldumynai, tas tradicinis maistas ir tai, kad net ir paprastoje beveik valgykloje, kur meniu tik korėjiečių kalba, bet virėja beveik moka anglų kalbą. Vienoje kavinėje, kur valgėm sriubą, patalpa buvo padalinta į dvi dalis. Pirmojoje standartiniai stalai su kėdėmis, kitoje pusėje aukštesnės šildomos grindys, pagalvės ir žemesni staliukai. Mes kai buvom, tai kuklumu nesiskundėm ir po tris pasidėjom ant grindų.

Šildomos grindys, žemi stalai ir plonos pagalvėlės. Imam po tris.

Vieną vakarą tiesiog ėjome tiesiai į niekur. Įdomu gi pasižvalgyti kaip ta Korėja atrodo. Pasakyčiau, kad jei ne tos kitokios raidės, tai jausčiausi kaip namie. Na gal šiek tiek keista, kai ant žemės vietoj plytelių koks didelis medžiagos gabalas patiestas, ar sutemus vis dar veikiantis didelis turgus, vaisių pardavėjai turintys mikrofoną su garsiakalbiais ir bandantys parduoti likučius ragina kitus pirkti. Kadangi turgelyje esančioje parduotuvėje nusipirkau nemažai bananų, sulčių, tai jau norėjosi eiti atgal. Ir eiti tik ten, kur šviečia ryškūs reklaminiai stendai ir yra šaligatvis.

Šaligatvis. Medžiaga vietoj plytelių? O gal ten šalia remontas?

JIFF gatvė

Jeonju gatvėm

Kitą dieną atsidarė visi muziejai. Galima buvo eiti į betkurį kiemą ir žiūrėti ką ten žmonės veikia. Vis dar buvo keista, kad muziejuose nėra jokių prižiūrėtojų ir gali laisvai vaikščioti. Na taip, visur parašyta, kad jus stebi kažkokia CCTV, bet tai anokia čia problema.

Nuošalioj neatnaujintoj rezidencijoj radom fotosesiją. Aš irgi pabandžiau. Ne kas gavosi. Bet bent šiek tiek suprasit kaip tie tautiniai drabužiai atrodo.

Ir apie dviračius. Dviratininkai važinėja su skėčiais kai lyja. Dviračių takai irgi iš gražių  gražiai sudėtų smulkių plytelių. Tai neverkit Vilniečiai prie Europos važiuodami.

Kažkada iš manęs juokėsi nemažai žmonių ir siūlė imti skėtį važiuojant dviračiu. Visgi Korėjoje žmonės taip važinėja.

Ne tik Lietuvoje dviračių takai plytelėmis kloti.

Ir paskutinė. Kai nebelabai žinai kur tie namai, pamatai angelą.

Čia kai naktį pasiklysti ir randi apšviestus angelo sparnus, net nesupranti kas per velnias čia nešė.

Daugiau nuotraukų G+‘e.

Ankstesnės dalys:

1. Ir vėl apie atostogas. Šįkart tik pirma dalis ir šalis tolima. lapkričio 19, 2012
2. Įleido! 2 dalis. lapkričio 20, 2012
3. Seulo žibintų festivalis ir aš pirmą kartą taip toli nuo namų. 3 dalis lapkričio 23, 2012
4. Seule, Korėjoj. Ne viskas taip baisu kaip Jūs manėte. 4 dalis. gruodžio 19, 2012
5. Ir ką aš valgiau Korėjoje? O į ką tik žiūrėjau? gruodžio 31, 2012
6. Prakąsti desertai. Korėja. 6 dalis. sausio 7, 2013

Valdyk savo laiką pomidorų pagalba

Turite daug darbų, bet vakare pamatote, kad nieko vertingo taip ir nepadarėte? O gal net nežinote ko griebtis?

Pirmiausia, reikėtų susirašyti būtinus atlikti darbus. Pvz. parašyti tinklaraščio įrašą apie laiko valdymo techniką ar net kokį magistrinį darbą. Kol galvojame, kad turime konkrečią užduotį ir matome, kad ji yra žiauriai sunki ir jai prireiks labai daug laiko, tol vis norime ją atidėti. Iš tiesų, tai reikėtų ją pradėti skaidyti į mažesnes. Tai pirmoji užduotis ir galėtų būti – išskaidyti į konkrečias temas/sritis. Tinkamai minimizavus ji taps daug aiškesnė ir lengviau išsprendžiama. Juk ne veltui yra išlikęs posakis – skaldyk ir valdyk. Kol nesuskaldysi, tol ir nesuvaldysi, nes norėsis rautis plaukus nežinant nuo ko pradėti ar vis tikrinti šaldytuvo turinį.

Darbų prioritetizavimo lentelė (ją minėjo šiuose mokymuose)

Tai va, jei jau turime užduočių sąrašą, galima jį dar kartą įvertinti pagal keturis kriterijus. Ar tai skubus ir būtinas, ar tik skubus, bet nesvarbus. O gal tai neskubus, bet svarbus ir jis neturėtų pralaimėti nesvarbiems darbams vien dėl to, kad jie yra skubūs. Nesvarbūs ir neskubūs darbai išvis neturėtų būti įtraukiami. Juk tai tik laiko švaistymas ir jokios naudos iš jų kaip ir nėra. Dar ir dabar prisimenu paskutinį atvejį, kai “paskutinę minutę” pranešė apie labai svarbų darbą ir “paprašė” rankomis sudėti keturis tūkstančius varnelių. Kadangi apie šią užduotį jie žinojo seniai, bet tuo metu tai buvo neaktualu ir man apie tai nieko nesakė, tai galite įsivaizduoti kaip reagavau. Ypač jei bent kažkiek žinote, kad jei jau yra kažkoks bendras bruožas varnelių, tai jas galima sudėti beveik automatiškai – tik reikia lįsti į duomenų bazę ir surasti kur tiksliau. Tuo metu jau braidžiojau po ją, bet vis tiek buvo spaudimas, ir kitą dieną trise teko paimti tą keturių tūkstančių sąrašą. Per 60 minučių pavyko uždėti šiek šiek mažiau nei po šimtą (3×100). Sakote anokia čia problema – pasėdite tris dienas ir turite. Deja, kiekvieną darbo dieną jas dėti buvo galima tik tuo metu, kai niekas nedirba, ir turėjome tik valandą. Po šio bandymo mano pikta hipotezė apie laiko švaistymą ir bevertį darbą dėl darbo pasitvirtino – trims žmonėms reikėtų 14 dienų. Kai tos dienos dar pasiskirsto į darbo dienas, tai gaunasi, kad rezultatą mes pamatysime tik po trijų savaičių, kai bus per vėlu ar reiks dalį iš naujo įvesti. Kitą dieną pasakiau, kad nė velnio mes jų rankom nedėsim, ieškau “pusiau automatinio” būdo ir ta proga gavau iš dalies atnaujintą varnelių sąrašą! Norėjosi kristi į pusnį. Kodėl aš visa tai pasakoju? O gi tam, kad turėdami problemą, kuri savaime neišsispręs (net ir asmeninė), turėtumėte apie ją laiku pranešti tinkamam žmogui ir nereikės skubėti ir užsiimti nesąmonėm ten, kur to nereikia daryti. Jei atsirado keblumų kelyje, tai praneškite apie jas anksčiau, nors jos dar ir nėra skubios, bet vis tiek yra svarbios – juk darbus padaryti vis tiek reikės. O kuo mažiau streso, tuo mažiau klaidų ir žilų plaukų. Jei žinote daugiau verslo valdymo nesėkmių, tai sudalyvaukite Rokiškio konkurse, gal laimėsite bilietą į kokį seminarą. Gaila, man jau nebeleidžia.

Užsirašę svarbiausias užduotis, galime jas pradėti daryti. Bet čia sakau STOP! Gal šįkart imame Pomodoro techniką? Klausiate kas tas pomidoras? O jis tėra tik laiko valdytojas – laikmatis. Vienas pomidoras trunka 25 minutes nepertraukiamo darbo, po kurio seka penkios minutės poilsio. Taigi, išsirenkame iš “Inventory” sąrašo (na to, kur viskas, ką reikia padaryti surašyta) ir persirašome į šiandienos “To-Do” sąrašą, kur nuo viršaus žemyn surikiuoti svarbiausi darbai. Kai žinote ką darysite, paleidžiate laikmatį ir dirbate kol išgirstate skambutį. Galite naudoti betkokį laikmatį, svarbiausia, kad matytumėte kiek liko, tik suskambus nustotumėte dirbti ir į sąrašą įrašytumėte “X“. Po keturių tokių iteracijų užsitarnausite ilgesnę pertraukėlę. Aiškesnė darbo schema čia.

Pomodoro dienos darbų sąrašas

Pomodoro metu turite koncentruotis į darbą. Laikmatis yra jūsų pagalbininkas ir siena. Tuo metu, kai jis sukasi, jūs privalote dirbti. Lengva pasakyti, bet sunku padaryti. Tam yra įrašų lapas, kuriame iškilus vidinei pagundai ar išoriniam trukdžiui reikia atsižymėti. Vidinės pagundos yra visi tie reikalai, kurie nei iš šio nei iš to skatina jus nueiti pavalgyti, atsidaryti kurio nors socialinio tinklo puslapį, paskambinti kam nors ar tiesiog pasitikrinti paštą. Kai tik tokia velniška mintis šauna į galvą ir bando nukreipti nuo darbo, tuojau pat:

• uždedat viengubą kabutę (‘) prie dabartinės užduoties,
• jei ji yra labai svarbi ir skubi, tuomet įrašykite į “To-Do” sąrašą apačioje,
• jei ją reikės vėliau vis tiek padaryti, tuomet pridėkite į “Inventory” sąrašą su raidele “U” priešaky ir,  jei yra, nurodykite terminą,
• tęskite darbą iki skambučio.

Išoriniai pertraukimai yra tai kas trukdo jums – kažkas paskambina, kažkas ateina ko pasiklausti ir pan. Asmeninius patys suprantate, kad galite labai lengvai valdyti, o šių taip paprastai nepavyks. Atsiradus tokiai kliūčiai, piešiate brūkšnelį (-) viršuje ir pritaikote informuoti, derėtis/susitarti ar skambinti strategijas. Jas visas užsirašote kaip ir vidinių pertraukimų atveju.

Dar keletas taisyklių iš paruoštuko:

• pomidoras yra nedalus,
• jei pomidoras pradėjo suktis, tai iškilus labai svarbiems darbiems, jį turite išmesti, pereiti prie tų darbų, ir kitą kartą pradėti vėl nuo 25 minučių.
• jei užduotis yra ilgesnė nei 5-7 pomidorai, tuomet ją reikia smulkinti,
• jei užduotys yra labai smulkios, jas reikia apjungti į vieną pomidorą,
• jei darbas prasidėjo, pomidoras privalo skambėti,
• kitas pomidoras jums pasiseks geriau.

Taigi,  nepabijokite visų iškilusių minčių ir išorinių trukdžių pasižymėti, nes gali atsirasti ir neblogų minčių ar išties svarbių darbų. Kantrybės bandant techniką. Kai pabandysite su tiek informacijos ar iškils klausimų, galite pradėti nagrinėti platesnį Pomodoro technikos aprašymą knygoje (PDF versija yra nemokama).